Bedrijfsvoering

Algemeen

In de paragraaf Bedrijfsvoering wordt inzicht gegeven in de stand van zaken en de beleidsvoornemens ten aanzien van de bedrijfsvoering. Onder bedrijfsvoering verstaan we het scheppen van voorwaarden en het bieden van ondersteuning voor de uitvoering van de gemeentelijke taken. Dit gebeurt op meerdere vakgebieden, zoals Juridische Zaken, ICT, Financiën en Control, Personeelszaken en meer. Deze functies staan ten dienste van de zorg voor en de dienstverlening aan onze inwoners. Het is nodig dat deze ondersteuning aansluit bij de behoefte. Daarom stemt Bedrijfsvoering haar aanbod af met de teams die diensten leveren aan de inwoners en bedrijven.

Personeel en organisatie

Organisatieontwikkelingen

Wij werken voor de stad, voor de inwoners en voor de ondernemers. Dit betekent op verschillende plekken in de organisatie iets anders. Veel collega’s wonen in Purmerend of Beemster en kennen de gemeente al door en door. Andere collega’s werken al een tijdje voor de gemeente en er zijn ook collega’s die net kennis maken. Iedereen kent de stad en/of de dorpen op zijn eigen manier. Om collega’s een (nog) bredere, andere, kijk te geven op de stad, de dorpen en de Purmerendse manier van werken te laten ervaren, een boost te geven én te borgen, zetten we in 2022 een aantal projecten op die in 2023 vaste vorm moeten krijgen. Zo worden er stages georganiseerd waarbij medewerkers ervaring opdoen bij andere organisaties, verenigingen en instellingen in Purmerend, zoals met Clup Welzijn, de Voedselbank of bijvoorbeeld met de postbode in een wijk van Purmerend meelopen. De waarnemingen die ze tijdens deze ervaring opdoen worden met elkaar uitgewisseld. Met elkaar wordt besproken wat dit betekent en of we op basis hiervan aanpassingen (bijvoorbeeld in onze werkwijze of aan de diensten en producten die we leveren) kunnen doen die beter aansluiten bij de behoeftes van de stad.
Net als alle werkgevers in Nederland hebben we te maken met krapte op de arbeidsmarkt. We zijn actief op de arbeidsmarkt en schakelen vroegtijdig door middel van oriëntatie gesprekken met potentiële kandidaten zonder dat er een specifieke vacature is. Ook zijn onze vacatureteksten niet meer op de standaard manier vormgegeven, maar proberen we met vorm en taal de juiste kandidaten aan te sporen bij ons te solliciteren. We houden vast aan onze normen en eisen, maar kijken meer naar de ontwikkelmogelijkheden en potentie van sollicitanten.
Op plekken waar het lastig is om nieuwe medewerkers te werven zijn we gestart met het zelf opleiden van zij-instromers en doorstromers (bijvoorbeeld bij Participatie, ICT en Financiën). Op deze manier kunnen we ze ook de Purmerendse manier van werken goed meegeven. Dit willen we in 2023 verder uitbouwen.
We onderzoeken de mogelijkheid om vanaf 2023 medewerkers in fysiek zwaardere beroepen al aan de voorkant op passende wijze te ontwikkelen en op te leiden. Hiermee willen we bereiken dat deze medewerkers in de toekomst uitzicht hebben op een andere functie en voorkomen we dat ze ziek uitvallen.
Een ander project is het behouden van de kennis van oudere medewerkers die op het punt staan met pensioen te gaan. Een deel (16%) van onze medewerkers is boven de 60 jaar. Door de mogelijkheid om eerder te stoppen met werken door verlofsparen, is de verwachting dat meer medewerkers vervroegd willen stoppen met werken. Dat betekent dat er veel kennis verloren kan gaan. Om dit tegen te gaan onderzoeken we de mogelijkheid van een vorm van vervanging door jongere medewerkers, ook via doorstroom, die al geruime tijd voor het vertrek van de oudere medewerkers nauw met hen gaan samenwerken/meelopen. Voor het verlofsparen is de gemeente verplicht een voorziening aan te maken. Hier kan een deel van de vervangingskosten uit worden gedekt.
Door de recente ontwikkelingen in de stad rondom parkeren en de parkeergarage voorzien we een toename van de parkeerkosten voor onze medewerkers. Dit heeft gevolgen voor onze arbeidsmarktpositie en het behouden en binden van geschikte medewerkers voor onze organisatie. Om dit risico te ondervangen bereiden we een voorstel voor om de kosten voor parkeren (gedeeltelijk) te compenseren voor medewerkers. De kosten hiervan voor de gemeente, betalen zich terug in het behoud en het aantrekken van nieuwe medewerkers in deze ingewikkelde arbeidsmarkt.

Juridische zaken

Privacy

Privacy gaat in eerste instantie over het beschermen van onze persoonsgegevens. Van oudsher is de gemeente al gewend om zorgvuldig met persoonsgegevens om te gaan. De Wet bescherming persoonsgegevens gaf daar regels voor. Sinds mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht en in maart 2019 is de Wet politiegegevens (Wpg) van toepassing geworden op de boa’s in dienst van de gemeente. Hiermee heeft de bescherming van persoonsgegevens en politiegegevens een nog grotere rol gekregen binnen de organisatie. Het komende jaar blijft privacy door maatschappelijke vraagstukken en de steeds verder gaande digitalisering een belangrijk onderwerp en vraagt van de organisatie ook steeds meer expertise.
In 2023 zetten we in op het verder ontwikkelen op beleid rondom camera’s. Ook geven we extra aandacht aan de Wpg zodat we verder uitvoering kunnen geven aan het (nog in 2022 vast te stellen) Wpg verbeterplan.
Ook in 2023 worden er door de organisatie nieuwe applicaties aangeschaft. Vanuit privacy zijn we hier nauw bij betrokken en werken we zoveel mogelijk vanuit Privacy bij Design: aan de voorkant meedenken over het zo privacy vriendelijk mogelijk inrichten van applicaties. We stellen aan de leverancier eisen op het gebied van gegevensverwerking en sluiten verwerkersovereenkomsten.
Persoonsgegevens veilig houden kunnen we niet alleen. Daarvoor hebben we de hele organisatie nodig. Om die reden brengen we, ook in 2023, het onderwerp privacy onder de aandacht van alle medewerkers. Dit doen we door (soms ludieke) communicatieacties. Zo blijven we samen scherp op het onderwerp privacy en wat dit betekent voor alle verschillende functies binnen onze organisatie.

Financiën en control

Wij staan voor een heldere en betrouwbare financieel beheer en planning & control. We gaan daarom de komende jaren verder met procesverbetering, waaronder digitalisering en automatisering om adequaat te kunnen sturen op beleid en financiën.

Financiële functie

Belangrijk is dat de financiële functie aansluit op de wensen en behoeften van bestuur en organisatie. Dit vraagt om: sluiten de systemen nog aan op de gewenste ontwikkelingen, kunnen we efficiënter rapporteren, hebben we de financiën van de groeiopgave goed in beeld. Veel aandacht zal ook gaan naar de bemensing van de financiële functies. Dit is uiterst lastig omdat er sowieso krapte is, maar ook omdat we in een dynamische groeiopgave zitten die specifieke kennis en kunde vraagt (denk aan fiscaliteit, projectcontrol, grondexploitaties). De afgelopen jaren zijn goede resultaten behaald met het zelf opleiden van deskundige lokaal betrokken medewerkers; die lijn willen we voortzetten.

Brede control

De opgaven van Purmerend vragen om een integrale benadering. Onze aandacht gaat uit naar de opzet en verbetering van de planning- en controlcyclus en de daaruit voortvloeiende documenten waarbij beleid en financiën samenkomen. Financiën en control gaan zich bij haar doorontwikkeling meer richten op het geven van integraal advies. Ook zet ze stappen om de vakspecifieke controldisciplines meer te betrekken bij de advisering over risico’s en beheersmaatregelen die verbonden zijn aan de doelen en ambities in de begroting. De focus bij advies ligt op het rechtmatig, efficiënt, effectief en beheerst realiseren van doelen. We verbeteren de uitwisseling van vakkennis en expertise door periodiek afstemmingsmomenten te organiseren. Zo dragen de adviezen bij aan de kwaliteit van de besluitvorming, sturing, beheersing en verantwoording van de organisatie.

Digitalisering, automatisering en doorontwikkeling financiële sturing en advies

We moeten kunnen vertrouwen op een financiële administratie die foutloos is en overzichtelijke informatie levert. We richten ons de komende jaren op digitalisering en automatisering van handmatige werkzaamheden. Door verdergaande automatiseringsmogelijkheden zal deze ontwikkeling zich voortzetten. In 2023 vindt besluitvorming plaats over een nieuw financieel systeem, inclusief een vernieuwde begrotingsmodule en een contractmanagementsysteem.

Inkomende en uitgaande facturen

In ons betaalsysteem zijn alle leveranciers aangemerkt om per direct te betalen als de factuur juist is. Wij hanteren dus een betaaltermijn van 0 dagen. Het betalingsgedrag van de gemeente wordt beoordeeld aan de hand van het aantal dagen dat de leverancier moet wachten op bijschrijving van het gefactureerde bedrag. De gemiddelde betalingstermijn van de gemeente bedraagt 25 dagen. In individuele gevallen is er sprake van termijnoverschrijding. Het beleid is erop gericht om de individuele overschrijdingen terug te dringen.

Fiscaliteit

Van belang is dat we kunnen laten zien dat onze fiscale beheersing op een voldoende niveau zit. Met onder meer steekproefsgewijze controles tonen we met een redelijke mate van zekerheid aan dat de ingediende belastingaangiften juist zijn. Hiermee voorkomen we verrassingen en geven we uitvoering aan het convenant Horizontaal Toezicht (HT) dat we met de Belastingdienst hebben gesloten.
Eind 2020 is er een einde gekomen aan het oude HT en is er een nieuw Doorontwikkeld Horizontaal Toezicht (DHT) gepubliceerd. Dit nieuwe DHT is voor minder belastingplichtigen toegankelijk omdat de criteria voor deelname zijn verhoogd. Tevens komen er veel meer verplichtingen aan de kant van de belastingplichtigen om in DHT te komen en te blijven. Die verplichtingen zien we met name bij de diverse verplichtingen op het gebied van tax control en zelf monitoring die met de Belastingdienst moeten worden gedeeld. Doel van DHT is om veel meer werk bij belastingplichtigen zelf neer te leggen en capaciteit vrij te spelen om weer meer te gaan controleren bij belastingplichtigen zonder DHT. We zijn met de Belastingdienst in gesprek om te kijken wat dit voor ons als gemeente betekent en in hoeverre wij hier adequaat invulling aan kunnen geven. Eén van de eisen is dat de belastingplichtige een tax control framework (TCF) opstelt en implementeert.

Rechtmatigheidsverantwoording

Door een wetswijziging zal het college van B & W in de jaarrekening 2023 door de zogeheten rechtmatigheidsverantwoording - voor de eerste keer - expliciet verantwoording afleggen over de naleving van de geldende wet- en regelgeving bij de totstandkoming van de baten en lasten en balansmutaties in de jaarrekening. In de rechtmatigheidsverantwoording zal het college geconstateerde afwijkingen melden en toelichten. De gemeenteraad stelt hiertoe de rapportagetoleranties vast. De accountant toetst alleen nog de getrouwheid van de jaarcijfers.
Afwijkingen worden in de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen als de verantwoordingsgrens voor rechtmatigheid is overschreden, die de raad heeft bepaald. We verwachten dat deze grens 1% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves zal zijn. Afwijkingen die onder de verantwoordingsgrens blijven worden in de paragraaf bedrijfsvoering toegelicht. Daar beschrijft het college ook wat het doet om vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen.
Er wordt al gewerkt met een systeem van vastlegging van en rapportage over de rechtmatigheid. Dit systeem maakt de mate van rechtmatig handelen binnen de financiële hoofdstromen en de daarbij betrokken directies zichtbaar. En daarmee het rechtmatig handelen van de gemeentelijke organisatie als geheel. Om de administratieve last voor de organisatie zoveel mogelijk te beperken zal het verantwoordingsproces zoveel mogelijk gaan aansluiten bij de bestaande structuren en werkwijzen binnen onze gemeente.
Een belangrijk motief voor de wetswijziging is het bevorderen van een dialoog tussen college van B en W en gemeenteraad, waarin het college de gemeenteraad gedurende het jaar actief informeert over geconstateerde onrechtmatigheden of dilemma’s. Deze dialoog – over 2023 – zal vanaf begin 2023 op gang moeten komen. Omdat de wet- en regelgeving rond de rechtmatigheidsverantwoording geen exacte invulling geeft aan de inrichting en de inhoud van de dialoog, zal het college eind 2022 een voorstel hiertoe voorleggen aan de raad.

Informatievoorziening

Datalab, onderzoek en statistiek

We werken als gemeente data-geïnspireerd. Dit staat wat ons betreft voor: werken met betrouwbare data als startpunt van een goed gesprek. Dit past bij de manier waarop wij werken voor de stad. We bieden onze organisatie diverse mogelijkheden aan om data te ontvangen en te bekijken. Dit kan een kaart zijn, een (digitaal) dashboard, factsheet, grafiek, etcetara. De organisatie weet ons daardoor ook steeds beter te vinden. In 2023 zorgen we er in ieder geval voor dat we een betrouwbare ‘Atlas’ hebben en dat onze andere producten verder professionaliseren. Daarnaast leggen we de focus met onze producten ook meer op ‘buiten’.

Informatisering en automatisering

De inzet van ICT blijft een cruciale rol houden in de uitvoering van onze taken en het functioneren van de stad en dorpen. De maatschappelijke en ruimtelijke opgaven in de stad en dorpen en onze organisatie zijn nauw verbonden met vraagstukken op het gebied van informatiemanagement. We zien dat onze organisatie steeds ‘ICT-intensiever’ wordt. Dit is overigens niet uniek voor Purmerend, maar sluit aan bij een algemene maatschappelijke trend. ICT blijft een strategisch bedrijfsmiddel voor gemeenten.
De harmonisatie van het IT- en applicatielandschap in het kader van de bestuurlijke fusie is succesvol afgerond. De verdere focus voor 2022 blijft liggen op de voorbereidende werkzaamheden voor de inrichting van de informatievoorziening voor de Omgevingswet die per 1 januari 2023 in werking zal treden.

Informatiebeveiliging

Het Gemeentelijk InformatieBeveiligingsBeleid (GIBB) toont de kaders en verantwoordelijkheden waarbinnen de gemeente de informatiebeveiliging inricht en onderhoudt. Daarbij geldt de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) als leidend normenkader en hier zijn de ’10 bestuurlijke principes voor informatiebeveiliging’ aan toegevoegd. De informatiebeveiliging draagt actief bij aan de vereisten voor een veilige verwerking van persoonsgegevens (waaronder AVG en Wpg) waarbij security by design wordt toegepast. Verantwoording over de stand van de informatiebeveiliging wordt jaarlijks afgelegd middels ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit).

Digitaal samenwerken

De coronacrisis heeft het digitaal samenwerken een grote impuls gegeven qua noodzaak en urgentie. Het werken voor de stad en dorpen blijft voor ICT voorop staan en daarbij het optimaal ondersteunen van onze medewerkers. Dit vereist verdere digitalisering die plaats- en tijdonafhankelijk werken voor medewerkers onderling in combinatie met onze inwoners en (keten)partners faciliteert. De implementatie van ons zaaksysteem en van diverse tools waarmee online kan worden samengewerkt dragen daaraan bij. We kijken daarbij naar logisch samenhangende informatievoorziening en bijbehorend applicatielandschap.
Voor de digitale werkomgeving blijven we ons vanuit ICT richten op een stabiel en veilig digitaal netwerk, goed functionerende generieke ICT-voorzieningen (hardware en software) en een hoog niveau van gebruikersondersteuning. In overleg met onze domeinen stellen we prioriteiten in de uitvoering van het ICT-projectenportfolio en dragen we daarmee bij aan onze gemeentelijke programma’s en projecten.
De ontwikkeling naar een informatiesamenleving biedt kansen en uitdagingen voor de stad en dorpen en de organisatie. Kansen om onze dienstverlening te verbeteren, transparantie en vertrouwen te vergroten en maatschappelijke uitdagingen op te pakken. Daarbij vragen inwoners en ondernemers om het vormgeven en borgen van goede randvoorwaarden voor de omgang met de groeiende hoeveelheid data en digitale voorzieningen in de ‘slimme stad en dorpen’. Samen komen we tot efficiënte en effectieve digitale oplossingen, met voldoende aandacht voor publieke waarden als veiligheid, toegankelijkheid, privacy en gelijke behandeling.